Dal 17 dicembre 2023 diventa operativo il D. Lgs n. 24/2023 sul Whistleblowing per tutte le imprese che nell’ultimo anno hanno avuto una media di lavoratori non inferiore alle 50 unità.
Il Whistleblowing, in vigore dal 30 marzo 2023 e attuativo della Direttiva Europea 2019/1937, già operativo dal 15 luglio 2023 per i soggetti del settore privato che hanno impiegato una media di 250 lavoratori subordinati, rappresenta un pilastro fondamentale per l’integrità e la trasparenza nelle organizzazioni e nelle aziende.
Questa pratica consiste nel denunciare azioni illegali, non etiche o pericolose all’interno di un’organizzazione, sia essa pubblica o privata.
I passaggi operativi necessari sono:
Verifica del requisito dimensionale
Rientrano nell’ambito di applicazione della disciplina del whistleblowing tutte le imprese o gli enti che:
- hanno impiegato al 31 dicembre dell’anno precedente la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
- indipendentemente dal numero di lavoratori, hanno adottato un modello di organizzazione e di gestione – di cui al D. Lgs. n. 231/2001;
- indipendentemente dal numero di lavoratori e dall’adozione di modelli di organizzazione e di gestione, coloro che operano nei cd. “settori sensibili”, come ad esempio i servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente.
Ai fini del calcolo della media dei dipendenti per determinare il requisito dimensionale si deve fare riferimento al contenuto delle visure camerali.
Istituzione del canale di segnalazione e predisposizione del regolamento interno
Verificato l’assoggettamento alla disciplina, l’azienda deve attivarsi per istituire un apposito canale interno di segnalazione delle violazioni, in grado di garantire riservatezza e efficacia.
L’azienda deve, dotarsi di una piattaforma informatica e individuare uffici o singole risorse responsabili della gestione delle segnalazioni ricevute.
Le aziende potranno rivolgersi a una software house ovvero ad aziende specializzate per la fornitura di software oppure utilizzare le piattaforme telematiche messa a disposizione dagli organismi competenti.
Inoltre si dovrà predisporre un regolamento interno che dovrà, contenere i seguenti punti:
- Premessa
- Definizioni
- Soggetto legittimato ad effettuare la segnalazione
- Oggetto della segnalazione
- Soggetto legittimato a ricevere la segnalazione
- Modalità per la presentazione delle segnalazioni
- Gestione delle segnalazioni
- Tutela del segnalante
- Segnalazioni manifestamente infondate. Responsabilità del segnalante
- Entrata in vigore e periodicità di aggiornamento.
Consultazione dei sindacati
E’ necessario inviare una comunicazione preventiva al sindacato in cui si dà notizia dell’intenzione di attivare il canale di whistleblowing; inviando una descrizione dei suoi elementi essenziali.
Nel caso di aziende prive di rappresentanze sindacali, l’obbligo deve essere assolto inviando l’informativa alle associazioni che firmano il contratto collettivo applicato in azienda.
Si ricorda che non è necessario raggiungere un accordo
Introduzione del regolamento e informazioni ai dipendenti
Lo studio consiglia un sondaggio esplorativo prima dell’attività formativa, per comprendere il grado di conoscenza dei singoli lavoratori. Successivamente all’introduzione del regolamento, è necessario informare i lavoratori sulle modalità operative di segnalazione.
Attività del gestore del canale
Il gestore del canale, a fronte di una segnalazione qualificata, è tenuto a rilasciare al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione, mantenendo con lo stesso le necessarie interlocuzioni e dando seguito solo alle segnalazioni ritenute procedibili e rilevanti.
Aggiornamento della privacy
L’ impresa dovrà aggiornare la documentazione privacy aggiungendo “segnalazione whistleblowing”, andando a definire le misure di trattamento del dato e di tutela dello stesso. Qualora l’azienda adotti sistemi di gestione, sarà necessario aggiornare anch’essi.
I nostri Consulenti dell’area HR sono a disposizione per supporto e delucidazioni.